1. Pengelola data
Dalam kebijakan ini, “SIMACCA” merujuk pada aplikasi yang digunakan oleh satuan pendidikan untuk mengelola layanan pendidikan. Pengendali data pribadi adalah satuan pendidikan atau badan penyelenggara yang mengoperasikan SIMACCA dan menentukan tujuan pemrosesan data. Pengelola aplikasi dapat bertindak sebagai prosesor sesuai instruksi pengendali.
Nama dan kontak resmi pengendali mengikuti informasi satuan pendidikan yang ditampilkan pada akun atau kanal komunikasi resminya. Hubungi administrator satuan pendidikan Anda untuk memperoleh identitas dan kontak yang berlaku.
2. Data yang dapat diproses
Sesuai fitur yang digunakan dan informasi yang diberikan kepada kami, SIMACCA dapat memproses kategori data berikut:
- Identitas dan akun pengguna, termasuk tenaga pendidikan dan administrator, seperti nama, alamat surel, nama pengguna, peran, informasi autentikasi, serta NIK jika diperlukan untuk identifikasi.
- Data peserta didik dan keluarga, seperti identitas termasuk NIK, kelas, hubungan orang tua atau wali, dan informasi kontak yang diperlukan untuk layanan pendidikan. NIK digunakan untuk administrasi dan pencocokan identitas sesuai kebutuhan layanan.
- Data pendidikan, termasuk kehadiran, jadwal, kegiatan belajar, asesmen, hasil belajar, dan komunikasi terkait sekolah.
- Informasi yang dikirim melalui formulir Hubungi Kami, seperti nama, alamat surel, sekolah atau instansi, topik, dan isi pesan.
- Konten yang dikirimkan melalui layanan, seperti pesan, berkas, atau dokumen pendidikan.
- Data teknis terbatas yang diperlukan untuk mengoperasikan dan mengamankan layanan, seperti alamat IP, waktu akses, jenis peramban, serta catatan aktivitas sistem.
Data khusus, seperti data kesehatan atau kebutuhan dukungan belajar, hanya dapat diproses bila relevan dengan layanan pendidikan dan memiliki dasar pemrosesan yang sesuai.
3. Tujuan dan dasar pemrosesan
Data digunakan untuk menyediakan akun dan akses sesuai peran, menjalankan administrasi pendidikan, mendukung komunikasi sekolah dengan peserta didik dan keluarga, menyelenggarakan pembelajaran dan penilaian, menanggapi pertanyaan yang masuk melalui formulir Hubungi Kami, menjaga keamanan layanan, serta memenuhi kewajiban hukum dan tata kelola pendidikan.
Pemrosesan dilakukan berdasarkan dasar yang berlaku menurut peraturan pelindungan data pribadi, termasuk pelaksanaan kewajiban hukum atau tugas untuk kepentingan umum di bidang pendidikan, pelaksanaan perjanjian atau layanan yang diminta, persetujuan apabila dipersyaratkan, serta dasar sah lainnya. Jika persetujuan menjadi dasar, persetujuan dapat ditarik sesuai ketentuan yang berlaku.
4. Penggunaan dan pembagian data
Akses diberikan kepada tenaga pendidikan, administrator, atau petugas lain yang berwenang sesuai tugasnya. Data dapat diproses oleh penyedia infrastruktur atau layanan teknis yang membantu operasional SIMACCA, berdasarkan kebutuhan layanan dan kewajiban menjaga kerahasiaan serta keamanan.
Data tidak dijual. Data dapat diungkapkan kepada pihak berwenang apabila diwajibkan oleh hukum, diperlukan untuk melindungi hak dan keselamatan, atau atas instruksi sah dari pengendali data. Jika penggunaan fitur melibatkan pemrosesan atau penyimpanan di luar Indonesia, pengendali perlu memastikan pemenuhan ketentuan transfer data lintas negara yang berlaku.
5. Penyimpanan dan keamanan
Data disimpan selama diperlukan untuk tujuan pendidikan, administrasi, keamanan, dan pemenuhan kewajiban hukum, kemudian dihapus atau dimusnahkan secara aman sesuai kebijakan retensi pengendali dan ketentuan kearsipan yang berlaku. Pesan melalui formulir Hubungi Kami disimpan selama diperlukan untuk menindaklanjuti permintaan dan memenuhi kewajiban yang berlaku, lalu dihapus sesuai kebijakan retensi. Lama penyimpanan data lain dapat berbeda menurut jenis data dan kewajiban satuan pendidikan.
NIK dienkripsi sebelum disimpan di basis data. Untuk pencarian dan pemeriksaan duplikasi, sistem juga menyimpan nilai hash berbasis kunci yang diturunkan dari kunci enkripsi khusus NIK. Nilai hash tersebut tidak menyimpan NIK dalam bentuk teks biasa, tetapi tetap diperlakukan sebagai data pribadi dan dilindungi. Kunci enkripsi disimpan terpisah dari basis data.
Perlindungan lain mencakup pembatasan akses berdasarkan peran, autentikasi, serta pengamanan teknis dan organisatoris. Pengguna juga bertanggung jawab menjaga kerahasiaan kredensial dan segera melaporkan dugaan akses tanpa izin kepada administrator.
6. Hak Anda
Sesuai peraturan yang berlaku, subjek data atau wali yang sah dapat mengajukan permintaan untuk mengetahui dan memperoleh akses atas data, memperbaiki atau melengkapi data, memperoleh salinan, menarik persetujuan, meminta penghentian atau penghapusan pemrosesan dalam keadaan yang dibenarkan, serta mengajukan keberatan atau pengaduan.
Ajukan permintaan melalui administrator satuan pendidikan dengan menyebutkan data atau akun terkait. Kami dapat meminta verifikasi identitas dan informasi tambahan untuk melindungi data. Permintaan akan ditangani dalam jangka waktu yang diwajibkan oleh hukum; sebagian data mungkin tetap disimpan jika diwajibkan untuk kepentingan pendidikan, hukum, atau keamanan.
7. Data peserta didik yang masih anak-anak
SIMACCA dapat memproses data peserta didik yang belum dewasa dalam konteks layanan pendidikan. Satuan pendidikan dan orang tua atau wali perlu memastikan persetujuan atau dasar pemrosesan yang diperlukan telah dipenuhi. Informasi peserta didik hanya boleh digunakan untuk tujuan yang sah dan aksesnya dibatasi kepada pihak yang berkepentingan.
8. Perubahan kebijakan
Kebijakan ini dapat diperbarui untuk mencerminkan perubahan layanan, tata kelola, atau peraturan. Versi terbaru akan tersedia pada halaman ini beserta tanggal pembaruannya. Jika perubahan berdampak penting pada pemrosesan data, pengendali akan menyampaikan pemberitahuan melalui kanal yang sesuai.
9. Hubungi kami
Untuk pertanyaan, permintaan hak subjek data, atau laporan dugaan insiden, hubungi administrator atau petugas pelindungan data pada satuan pendidikan yang mengelola akun SIMACCA Anda. Cantumkan identitas, cara menghubungi Anda, dan uraian permintaan agar dapat diverifikasi dan ditangani oleh pihak yang berwenang.
Kebijakan ini ditafsirkan bersama peraturan perundang-undangan Republik Indonesia yang berlaku, termasuk Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.